Különböző leltározási technikák
A leltározás az a folyamat, amelyik meghatározza, hogy egy üzletben az egyes termékekből mennyi áll rendelkezésre. Különböző ismert leltározási technikák ismertek, alább ismertetem ezeket:
1. Rendszeres leltár
2. Folyamatos leltár
3. Nyomkövetés
4. Kifogyási leltár
5. Évenkénti leltár
1. Rendszeres leltár
A rendszeres leltár történhet havonta, negyedévente vagy félévenként amikor is a teljes készletet ellenőrzésre kerül, ez akár egy vagy két napig is eltarthat az üzlet nagyságától függően. A leltár menete nagyban hasonlít az évenként leltárhoz, vagyis az összes tétel fizikailag leszámolásra és feljegyzésre kerül, majd az így kapott állomány összehasonlításra kerül az üzlet által előzetesen szolgáltatott adatokkal.
Míg az olcsóbb tételek évente egyszer kerülnek ellenőrzésre, addig az üzletben lévő drága termékeket érdemes sűrűbben ellenőrizni.
2. Folyamatos leltár
Ezzel a leltárrendszerrel egy teljes éven keresztül haladhatunk az előre tervezett ütemben. Az A tétel esetleg havonta került leszámolásra, B tétel hetente és C tétel akár naponta is. Ez azt jelenti, hogy a folyamatos számolásnak köszönhetően, tételekre lebontható, hogy milyen ütemben fogynak azok.
Ezzel a módszerrel bármilyen eltérés kimutatható egy év alatt, így átfogó elemzés érhető el a készletekről. Az év végi statisztikák is könnyen előállíthatóak, ha az ellenőrzés folyamatosan megtörténik, ahogy az az előzetes tervben rögzítésre kerül.
Az ilyen módszerű leltározás minimálisan vagy egyáltalán nincs kihatással az üzlet működésére és az év bármely szakaszában meghatározható a készlet és annak elérhetősége. A folyamatosan ellenőrzésnek köszönhetően a hibák és anomáliák könnyen kiszűrhetőek és ott helyben orvosolhatóak is.
3. Nyomkövetés
A nyomkövetés ellenőrzés alatt tartja azt az időintervallumot, amíg a bolt megkapja az árut a viszonteladótól és/vagy amíg a termékek megérkeznek a boltba vagy a vásárlóhoz. Ez normál esetben teljes nyomkövetést jelent, egészen, amíg megérkezi a termék a megrendelőhöz, vagy a raktáron belül a megfelelő helyre nem kerül. A számla jelenléte minden esetben igazolni fogja, hogy a termék beérkezett a raktárba vagy kiszállításra került onnan.
4. Termékek kifogyásának megelőzése
Ez az eljárásmód tételesen megállapítja, melyek azok a termékek, amelyek kifogytak, vagy éppen kifogyóban vannak a készletről. Ez a fajta ellenőrzés általában az üzlet dolgozóival együtt történik. A termék kifogyása esetén ez feljegyzésre kerül, majd megtörténik az újra rendelés valamint annak oka is kiderül, hogy miért fogyott ki a szóban forgó termék, annak érdekében, hogy ez legközelebb ne történjem meg újra.
5. Évenkénti leltár
Amikor az időszakos és a folyamatos leltározás sem indokolt, akkor a legjobb megoldás az évenként leltár lehet. Ahogy a neve is mutatja, a leltáraknak e fajtáját évenként egyszer végzik el. Esetenként ez azzal járhat, hogy az üzletnek be kell zárnia egy-két napra, amíg a leltár el nem készül. Az évenkénti leltározás esetében minden egyes tétel fizikailag felvételre kerül, ami az üzletben és/vagy a raktárban található, majd az így keletkezett riportok összehasonlításra kerülnek az előzetes számolások adataival.
A következő néhány alapvető információ segíteni fog meghozni a döntést, hogy melyik leltározás forma felelne meg a legjobban az Ön számára.
- Határozza meg az üzlete mennyire jól működik
- Határozza meg a bruttó profitját
- Legyen tisztában az üzlete problémáival, pl. lopás
- Az árazási stratégia elengedhetetlen
- Nagyon fontos tudni, hogy pontosan milyen készletekkel rendelkezik
- Tudja, mely termékei teljesítenek jól és melyek azok amelyek kevésbé
- A bevétel maximalizálása a cél