Esettanulmányok

KÖVETELMÉNYEK

Az egyes iskolák gazdasági vezetője rendszeresen karbantartja az eszköznyilvántartást, azonban az RGIS-nek évente vagy félévente teljes körű ellenőrzést kell készítenie és frissítenie az egyes iskolák jegyzékét. Az iskolák a következőket kérték:

• Az RGIS az egyes gazdasági vezetőkkel együttműködve dolgozzon
• Éves és fél évenkénti ellenőrzések
• Az RGIS összegyűjti az összes adatot, és azt feltölti az iskolák által kért formátumba
• Minden RGIS alkalmazottnak felhívták a figyelmét, hogy gyerekek jelenlétében kell dolgozzon

MEGOLDÁS

Az RGIS az iskolák gazdasági vezetőivel együttműködve a következőket végezte el:

• Az RGIS 2-10 fős csapatokat küldött minden iskolába, hogy iskolánként 5-6 óra alatt elvégezzék az eszköz leltárat
• Az egyes iskolák általában 500-2000 eszközzel rendelkeztek
• Az adatgyűjtési mezők tartalmazzák: cikkszám, leírás, gyártmány, típus és sorozatszám
• Az RGIS betöltötte a meglévő fájlokat, beolvasta az eszközszámokat, és ellenőrizte, hogy az összes adatmező adatai helyesek-e
• Minden új eszközhöz új számot rendeltek, és összegyűjtötték az összes vonatkozó információt és adatot
• A le leltározott eszközök között légkondicionáló egységek, vezeték nélküli hozzáférési pontok, adatprojektorok, laptopok, iPadek, televíziók, fénymásolók, szerverek, kommunikációs szekrények, sport- és játszótéri felszerelések, hangszerek és szerszámok szerepeltek. A székeket és asztalokat is fel vették. (nem kaptak egyedi cikkszámot)
• Az RGIS rendelkezésre bocsátott egy „nem található listát” annak érdekében, hogy az iskola végre tudja hajtani az eszköznyilvántartás frissítését

EREDMÉNYEK

Az RGIS-szel való partnerség révén az iskolák a következő előnyökhöz jutottak:

• Frissült az eszköznyilvántartás
• A régi eszközöket eltávolították az iskolák leltárából
• Új, korábban nem nyilvántartott talált eszközök kerültek felvételre
• A gazdasági vezetők mostantól a frissített listáról folytathatják a karbantartást
• Csökkentették a már meglévő eszközök megrendelését